文件整理、規劃動線：辦公室收納的「文件分類」方法，簡約俐落的極簡工作空間

最後更新：2022.10.22

由於疫情需要在家工作，要把公司辦公桌上的雜物通通搬回家嗎？不一定，可以重新思考工作空間的動線，改善工作環境和提升效率。作為上班族，在辦公室的逗留時間也不少，大概僅次於居住空間吧，有誰願意長時間在雜物堆之中工作？我自己分別在傳統辦公室和開放式辦公室工作過，根據個人經驗分析在不同公司的整理方法，用心分享在不同類型的辦公室應該如何整理物品。

Less is more！提升效率的辦公室整理貼士

分類整理法則，辦公室大量文件收納

將需要整理的物品在檯上攤開，按照用途分類為數個類別，例如常用、會常但偶爾才用和不會使用。整理後決定物品的固定位置，並習慣使用後把物品歸位，避免需要使用時卻無法找到。最重要的是：工作所需的物品視乎工作性質而增減，沒有需要的物品可以主動退回給相關部門，反之亦然。如果是設計部門，從來沒有使用計數機的必要，便可以把計數機讓給其他部門的同事；假如有需要使用繪圖板，可以主動向上司要求相關設備，方便日後工作提升工作效率，提供型號選項和價錢更佳。

別被雜物堆積辦公室，整理公司文件和工作設備

辦公桌的基本設備也不少，包括：電腦、鍵盤、滑鼠、座檯電話、計數機、文具套裝和紙巾盒等，但是大部份屬於公司財產，而私人物品也不用放太多。文件的分類程序，可以按照「狀態」劃分：

保存：客戶資料、會議記錄、計劃書
待辦：報價單、claim form
可以丟掉：外賣紙、待辦清單

待辦區的文件完成處理後，更可以整理到共用的文件櫃內，過期的文件不必保留在自己的位置，除了方便同事尋找相關資料外，也可以讓自己的工作空間更有餘裕。病假紙或其他申請表格方面，有需要再向有關部門領取。另一方面，把沒用的文件碎掉後，感覺輕鬆自在。

完成以上分類後，便可以把相同類別的文件使用透明文件夾存放。推薦透明文件夾直觀收納更一目了然，不必打開文件夾亦可以得知內容物，亦建議在文件夾的角落貼上標籤註明類別（或日期）。另外，也可以使用有附有標籤位置的文件夾，方便貼上標籤。不需要或過期的文件及時碎掉，善用公司的碎紙機很方便，以免堆積過量或洩露個人資料。另外，比較傳統的公司會事先給予病假紙，但不會提供電子檔案，有需要時自己影印。

私人物品的數量管理，提升工作效率

對我來說，有固定抽屜放手袋是必須的，避免直接把袋子放在檯面上或地上，最佳解決方法是清空一個抽屜作為固定收納空間。其他私人物品方面，包括水杯、裝飾品以及月曆，如果在公司放過多裝飾品的話，轉換工作時的整理步驟變得繁複，而月曆使用電子化版本更方便。所以只有水杯是必需品，工作的第一天未必會帶私伙水杯回公司，大概在數天後覺得公司文化和自己合得來便會帶回去。水杯容量方面，MUG的容量較少，需要經常出入茶水間，但同時可以在腦閉塞時走動一下（笑），記得加個杯蓋避免倒瀉水或鋪塵。另外，保溫瓶是冬季必備品，容量尺寸和款式較多，可以按自己需要而選擇。